Waar staat je data eigenlijk?

Bijna elk bedrijf draait op een handvol tools waarvan niemand precies weet waar de gegevens staan.

Dat is geen verwijt. Je kiest een tool omdat hij een probleem oplost, niet omdat je zin hebt in een gesprek over datacenters. Toch zijn er drie vragen die je beter nu kunt stellen dan op het moment dat het uitmaakt.

Vraag 1: wie kan erbij?

Niet "is het veilig", want dat zegt iedere leverancier. Concreet: welke mensen hebben toegang, en wat gebeurt er als er iemand weggaat.

In de praktijk zie ik hier de meeste rommel:

• Een gedeeld account. Vijf mensen op één inlog, dus achteraf is niet te zien wie wat deed en het wachtwoord verandert nooit.
• Een oud-medewerker die nog in de lijst staat. Vaak jaren.
• Koppelingen die niemand meer kent. Een automatisering die ooit is aangezet en sindsdien met dezelfde rechten meedraait.
• De eigenaar van het account is de stagiair van drie jaar geleden.

Dat vraagt geen nieuw systeem. Dat vraagt één keer per jaar de lijst doorlopen.

Vraag 2: wat gebeurt er als je stopt?

Stel dat je morgen weg wilt bij de tool. Krijg je je gegevens er dan uit, en in welke vorm?

Een export naar CSV of JSON is genoeg. Een export die alleen een PDF geeft is dat niet, want daar kun je niets mee inlezen. En een tool zonder exportknop is een tool waar je in vastzit, hoe goed hij verder ook is.

Je hoeft niet weg te willen. Je moet weten dat het kan.

Ik bouw daarom in vrijwel elke webapp een exportknop, ook als niemand erom vraagt. Hij kost ongeveer een uur en hij is het verschil tussen een leverancier kiezen en een leverancier trouwen.

Vraag 3: waar staat het fysiek?

Voor de meeste bedrijven is dit de minst dringende vraag, en hij wordt het vaakst als eerste gesteld.

Relevant wordt het zodra er persoonsgegevens in zitten die verder gaan dan een naam en een e-mailadres. Klantdossiers, medische gegevens, personeelsinformatie, foto's van herkenbare mensen. Dan telt waar de server staat, wie de leverancier is, en of er een verwerkersovereenkomst ligt.

Anders is het vooral een vraag naar hoe serieus de partij is. Een leverancier die niet kan uitleggen waar je gegevens staan, kan waarschijnlijk meer dingen niet uitleggen.

Waarom vooraf makkelijker is

Achteraf staat er data in. Dan is elke verandering een migratie, en migraties zijn precies het werk waar niemand budget voor heeft omdat er niets nieuws uit komt.

Vooraf zijn het drie vragen bij het kiezen. Ik stel ze ook als het antwoord Notion of Airtable is, want die keuze is prima. Alleen wel met open ogen: je zet je proces op iemand anders zijn platform, en dan wil je weten hoe je er weer af komt.

Voor deze site staat het antwoord trouwens gewoon opgeschreven, in de privacyverklaring. Dat is geen juridische formaliteit maar dezelfde drie vragen, dan voor mij.

---

Zie ook: Wanneer Notion of Airtable genoeg is, en wanneer niet en Wanneer een eigen webapp goedkoper is dan drie SaaS-tools. Iets bouwen waar je zelf de sleutel van houdt? Bekijk hoe ik webapps bouw.