Ik bouw webapps. Dat is een groot deel van wat ik doe.

Toch is het eerste wat ik een klant vraag: "Heb je dit al eens in een spreadsheet geprobeerd?"

Waarom die vraag

Een spreadsheet is slecht. Hij mist validatie, permissions zijn rammelig, versiebeheer bestaat niet en zodra drie mensen tegelijk bewerken loopt hij in de soep.

Een spreadsheet is ook goed. Hij is er. Hij werkt vanaf dag één. Iedereen kent hem. Aanpassingen kosten drie minuten.

Een webapp die ik bouw kost weken en duizenden euro's. Als een spreadsheet het werk in 80% van de gevallen doet, is dat een duur antwoord op een vraag die al is opgelost.

Wanneer een spreadsheet blijft kloppen

Drie situaties zie ik vaak waar de klant voor een app belde, maar een spreadsheet beter past.

De data verandert zelden. Een prijslijst voor één product-categorie die twee keer per jaar wordt bijgewerkt hoort niet in een app. Die hoort in een spreadsheet die je als CSV exporteert.

Minder dan vier mensen werken er aan. Een planningstool voor een klein team met drie mensen werkt in een gedeelde Google Sheet prima. Pas zodra je boven de vier à vijf gebruikers komt met verschillende rollen wordt een app interessant.

Er komen geen externen bij. Als het systeem alleen door jouw eigen team wordt gebruikt en nooit door klanten, is de drempel voor een spreadsheet laag. Zodra externe partijen er iets mee moeten, heb je authenticatie, permissions en een interface die niet knipoogt dat het een Excel-bestand is.

Wanneer het kantelt

Er is meestal één concreet moment waarop een spreadsheet stopt te werken.

Een klant van me had een offerteberekenaar in Excel. Twee jaar lang prima. Toen werd er een tweede adviseur aangenomen. Binnen een maand waren er versieconflicten, werden er formules per ongeluk overschreven, en klopten offertes niet meer.

Dat moment is het moment waarop een app rendabel wordt. Niet omdat de spreadsheet op zichzelf slecht is, maar omdat zijn beperkingen beginnen te kosten.

Wat ik eerst doe

Als een klant een webapp-vraag heeft, bouw ik nooit meteen. Ik vraag eerst:

Kun je dit in een Google Sheet of Airtable voor elkaar krijgen?
Wat breekt er als je er drie maanden mee werkt?
Wat zou een app oplossen dat de spreadsheet niet oplost?

Soms is het antwoord: niks. Dan hebben we net een half jaar werk bespaard.

Soms is het antwoord: validatie ontbreekt en iedereen voert anders data in. Of: ik wil dat klanten zelf iets kunnen inzien. Of: ik wil rapporten zonder dat ik elke week tabellen overtyp.

Dan weten we precies wat de app anders moet doen dan een spreadsheet. En dan bouw ik die app voor die specifieke reden, niet voor de algemene reden "we moeten een app hebben".

Het ongemakkelijke advies

Ik verdien geld door apps te bouwen. Toch is het eerste wat ik vaak zeg: "Voor dit werk is een spreadsheet goedkoper."

Dat voelt ongemakkelijk. Het is ook de snelste manier om een klant te krijgen die precies weet wat hij van me verwacht.

Zie ook: Wanneer Notion of Airtable genoeg is, en wanneer niet en Wanneer een eigen webapp goedkoper is dan drie SaaS-tools. Twijfel over jouw situatie? Plan een gesprek.