Wanneer een eigen webapp goedkoper is dan drie SaaS-tools

Een eigen webapp kan goedkoper uitpakken dan drie tot zeven SaaS-tools bij elkaar, maar dat hangt af van wat je meetelt. Een typische stack van forms-tool, CRM, agenda, gedeelde opslag, koppeltool en e-mailmarketing kost € 150 tot € 400 per maand. Daarboven komt nog twee tot vier uur per week aan handmatig data overtypen tussen die tools, wat op € 35 per uur oploopt tot € 3.600 tot € 7.280 per jaar aan verborgen arbeid. Tel je alleen de abonnementen, dan duurt terugverdienen jaren. Tel je die uren mee, dan gaat het een stuk sneller. Hoeveel sneller hangt af van wat de app kost en wat de stack eronder kost, en het rekenvoorbeeld verderop zet die twee sommen naast elkaar.

Een eigen app voor twaalf mille, is dat niet extreem? Het is een terechte vraag om te stellen. Het antwoord begint met een andere: hoeveel geef je nu per jaar uit aan tools die dit deels doen?

De verborgen SaaS-rekening

De meeste kleine bedrijven draaien op een stapel abonnementen:

• Een CRM voor contacten
• Een factureringstool
• Een forms-tool voor intakes
• Een boekhoudpakket
• Een agenda-tool
• Een e-mailtool
• Een koppeltool, want ze praten niet met elkaar

Pak een rustig moment en tel op wat je per maand betaalt.

De meeste ondernemers komen op € 150 tot € 400 per maand.

Dat is € 1.800 tot € 4.800 per jaar. Over drie jaar tussen € 5.400 en € 14.400.

Dat het oploopt is geen gevoel. BetterCloud telt in State of SaaS hoeveel SaaS-apps een bedrijf gemiddeld draait: 130 in 2022, 112 in 2024, 106 in 2025. Die aantallen gaan over bedrijven die een stuk groter zijn dan het jouwe, dus daar kom jij niet in de buurt. Het patroon is hetzelfde: elke tool wordt los aangeschaft en niemand telt het totaal op.

Elke tool is "maar" € 20 tot € 60 per maand. Bij elkaar een tweede salaris.

En de data? Verspreid over zes systemen. Elk met een eigen export-format. Wissel je ooit? Dan zit je vast.

De verborgen kosten achter de "€ 39 per maand"

Een abonnement is zelden wat er op het plaatje staat.

Per-seat pricing explodeert. Die € 29 is per gebruiker. Drie medewerkers erbij is drie keer zo duur. Groei straft je.

Integraties kosten extra. De CRM is € 29. Die wil praten met de factureringstool. Dat loopt via Zapier of Make op € 20 per maand. Drie koppelingen is een extra tool erbij, soms twee.

Data exporteren is geen gratis feature. Bij veel platforms zit "volledige export" achter een hoger plan. Of het werkt, maar in een format dat nergens past.

Trainen bij elke tool-switch. Nieuwe medewerker, nieuw abonnement, nieuwe inwerk-tijd. Per tool een paar uur.

Verborgen prijsverhogingen. Het abonnement van vorig jaar is dit jaar 15 procent duurder. Zonder waarschuwing. Zonder extra functies.

Tel die op. De stack die € 200 per maand kost staat na twee jaar op € 300. Zonder dat je iets hebt toegevoegd.

Een eigen app heeft ook kosten. Maar die staan vast, en die ken je vooraf.

Wanneer maatwerk zich terugbetaalt

Een eigen webapp vervangt niet alle tools.

Voor boekhouding blijf je bij Moneybird of Exact. Voor e-mail Mailchimp of Resend. Dat hoeft ook niet.

Maatwerk pakt de kern: het deel dat specifiek voor jouw bedrijf is en waarvoor geen SaaS echt bestaat.

Concreet voorbeeld:

Neem een autoschadebedrijf dat een intake-flow nodig heeft. Klanten uploaden foto's, zien een voorbeeld-offerte en plannen direct een afspraak.

Geen standaard CRM doet dat.

In plaats van vier tools te koppelen (forms + CRM + agenda + gedeelde map) draait het in één app.

Reken mee:

• Eenmalige kosten: vanaf € 5.999 voor een volwaardig platform
• Hosting: € 30 tot € 60 per maand bij Vercel

Tel je alleen de abonnementen, dan duurt het terugverdienen jaren. Tel je de tijd mee die nu in overtypen gaat zitten, dan gaat het hard. Het rekenvoorbeeld hieronder laat beide sommen zien, zodat je ziet welk deel van het voordeel waar vandaan komt.

Eén concreet rekenvoorbeeld

De cijfers hieronder zijn aannames, geen offerte en geen opdracht die zo gelopen is. Neem een autoschadebedrijf met zes medewerkers en 40 tot 60 intakes per week.

Stack voor de webapp:

• Forms-tool voor de online intake: € 59 per maand
• CRM om leads en klanten bij te houden: € 79 per maand (twee seats)
• Agenda-tool gekoppeld aan de CRM: € 39 per maand
• Gedeelde Dropbox voor foto's per dossier: € 30 per maand
• Zapier om alles aan elkaar te knopen: € 59 per maand
• Losse mailings via Mailchimp: € 25 per maand

Totaal: € 261 per maand, € 3.132 per jaar.

Plus ongeveer 3 uur per week die een medewerker kwijt was aan data overtypen en statussen updaten. Op € 35 per uur is dat nog eens € 5.460 per jaar aan verborgen arbeidskosten.

Werkelijke kosten van de stack: € 8.592 per jaar.

Eigen app, oplevering in week acht:

• Intake met foto-upload, automatische offerte-voorstel, direct afspraak plannen
• Dossier-overzicht met status per klus
• Automatische e-mails op vaste momenten in het proces

Stel dat die app € 12.500 eenmalig kost, plus € 45 per maand hosting. Dat bedrag is een aanname voor deze som, geen prijsindicatie en geen bedrag dat iemand betaald heeft.

Terugverdientijd, met dat bedrag als vertrekpunt:

• Tegenover de abonnementen alleen: € 3.132 min € 540 hosting is € 2.592 per jaar aan besparing, dus 58 maanden.
• Tel de drie uur per week erbij op: € 8.592 min € 540 is € 8.052 per jaar, dus 19 maanden.

Dat verschil is het hele punt. De abonnementen alleen verdienen een eigen app zelden snel terug; de tijd die eromheen weglekt doet dat wel. Valt de app goedkoper uit, dan schuiven beide sommen mee: bij € 5.999 wordt het 28 en 9 maanden.

Jaar twee en verder: € 540 per jaar in plaats van € 8.592.

Dat is waar de schrikofferte een makkelijke keuze wordt.

Wanneer SaaS wint

Niet altijd is maatwerk het beste.

SaaS wint als:

• Je proces echt standaard is
• Je onder de 500 klanten per jaar zit en daar blijft
• Je team uit jou plus een parttime-er bestaat
• Je nog uitzoekt wat je bedrijf eigenlijk is

Bouw geen maatwerk rondom iets dat nog beweegt.

Herken je twee of meer punten? Kies SaaS.

Herken je er geen? Praat over maatwerk.

Het echte voordeel van een eigen app

De terugverdientijd is de rationele reden.

Het emotionele voordeel is groter: je proces is weer van jou.

• Aanpassen zonder een tool te vragen
• Data extraheren zonder een export-tool te kopen
• Nieuwe klant-categorie aanmaken wanneer je wilt

Voor ondernemers die iets bouwen wat groeit, is dat geen luxe. Je bouwt een bedrijf op. Geen stapel abonnementen.

Wat heb je nodig voordat je belt?

Een goed eerste gesprek begint met drie dingen op papier.

1. Lijst met huidige tools plus kosten per maand. Inclusief de kleine: Calendly, Typeform, Zapier. Alles wat je maandelijks of jaarlijks afschrijft.

2. De belangrijkste workflow die nu stroef gaat. Eén workflow. De pijnlijkste. Hoe loopt die nu door je tools heen? Welke stap kost het meest tijd? Waar gaan dingen verloren?

3. Drie concrete pijnpunten. Wat gaat er regelmatig mis? Een klant die een mail niet krijgt? Dubbele boekingen? Data die niet klopt tussen twee tools?

Met dit op tafel is een eerste gesprek een stuk korter, en kan ik erna terug met een realistische inschatting in plaats van een inschatting op hoop.

Hoe begin je?

Niet met een volledig plan.

Begin bij het proces dat het meeste tijd kost of het meest stroef gaat:

• Intake
• Offerte
• Planning
• Nabestelling
• Klanten-login

Welke voelt het meest als vechten tegen je huidige tools? Daar begint de eerste versie.

De rest bouw je erbij. In fases. Terwijl je bedrijf doorgaat.

Veelgestelde vragen

Wanneer is een eigen webapp goedkoper dan SaaS-tools?

Dat hangt af van wat je meetelt en van wat de app kost. Tegenover de abonnementen alleen duurt het terugverdienen jaren. Tel je de tijd mee die nu in handmatig overtypen gaat zitten, dan gaat het een stuk sneller. Het rekenvoorbeeld in dit artikel zet beide sommen naast elkaar, met de aannames erbij: bij een stack van € 261 per maand en drie uur overtypen per week komt het uit op 58 maanden tegenover de abonnementen alleen, en 19 maanden als je die uren meerekent.

Wat kost een eigen webapp?

Bij Colorsone vanaf € 3.499 eenmalig + € 79 per maand voor Webapp Start (kleinere tool of automatisering), en vanaf € 5.999 eenmalig + € 99 per maand voor Webapp Business (volwaardig platform met dashboards). Hosting bij Vercel zit inbegrepen.

Welke SaaS-tools kun je vervangen met één webapp?

Doorgaans: forms-tool, CRM, agenda-tool, gedeelde opslag voor dossiers, koppeltool zoals Zapier en delen van e-mailmarketing. Boekhouding en transactionele e-mail blijven vaak wel bij Moneybird, Exact, Resend of Mailchimp, omdat die gestandaardiseerd zijn.

Wat als mijn bedrijf krimpt?

Dan heb je een eigen app die meebeweegt. Geen per-seat abonnement dat je blijft betalen voor gebruikers die je niet meer hebt. Hosting blijft € 30 tot € 60 per maand los van het aantal users.

Wat als de bouwer stopt?

De broncode blijft van jou. Je bent nooit afhankelijk van één partij. Als de samenwerking ooit stopt, kun je het project zonder beperkingen laten overnemen of verder ontwikkelen. Een andere Next.js of TypeScript-ontwikkelaar kan het overnemen. De stack (Next.js, TypeScript, PostgreSQL) is geen niche.

Hoe zit het met beveiliging en privacy?

Eigen hosting op Vercel (EU-regio), database bij een Europese provider, rolgebaseerde toegang. Voor AVG is maatwerk eerder een voordeel dan een risico, omdat je precies weet waar je data staat. Bij SaaS zit je vaak met Amerikaanse sub-processors.

Hoe weet ik of mijn proces complex genoeg is?

Simpele test: tel de tools die samen aan jouw belangrijkste workflow werken. Zijn het er meer dan drie, en zitten er handmatige tussenstappen tussen? Dan is er ruimte voor een eigen app. Minder dan drie, zonder handmatig werk? SaaS doet het.

Hoe lang duurt een eigen webapp bouwen?

MVP in 6 tot 8 weken voor Webapp Start, 8 tot 12 weken voor Webapp Business. Live tijdens een drukke werkweek, daarna itereren. Geen big-bang, geen jarenlang traject.

Tot slot

In de praktijk: een MVP in zes tot acht weken. Live tijdens een drukke week. Vanaf daar itereren.

Geen big-bang. Geen jarenlang traject.

Klein beginnen. Echt gebruiken. Groeien waar nodig.

Benieuwd of jouw proces geschikt is? Plan een gesprek en dan rekenen we jouw cijfers door.

Bekijk ook de webapps-aanpak.