Case · maatwerksoftware
Ze kochten geen pakket. Ze lieten hun eigen manier van werken bouwen.
De planning stond in Excel, de dagindeling in WhatsApp en de werkbon op papier in een bus. Nu lopen planning, werkbonnen, certificaten en facturatie door één systeem, waarin 22 medewerkers dagelijks werken. Ontwerp, bouw en doorontwikkeling: Colorsone.
Een gesprek van een uur over hoe je nu werkt, voordat er iets getekend wordt.
In productie · technische dienstverlening met eigen buitendienst
Het probleem
Zo ging het hier. En zo gaat het bij de meeste bedrijven nog.
Elk stuk informatie bestond. Alleen nooit op één plek, en zelden in dezelfde versie. Een vraag van een opdrachtgever over wat er dinsdag precies gedaan is, begon daardoor met een rondje langs de mailbox, de netwerkmap en de bus. En zolang dat rondje liep, was elk antwoord een inschatting.
Excel
de planning van de week
WhatsApp
wie er vandaag waar staat
Mailbox
de werkbon van gisteren
Netwerkmap
certificaten en keuringen
Papier
de bon die de opdrachtgever tekende
Telefoon
de opdrachtgever die vraagt hoe het staat
Niemand
waar het nou precies stond
En dan de week zelf.
Zo werken kost zelden in één keer veel geld. Het lekt weg in kleine dingen: een bon die op kantoor opnieuw wordt ingetypt, een klus die niet doorgaat omdat een keuring net verlopen blijkt, een factuur die een week later de deur uit gaat omdat het bewijs eerst gezocht moest worden. Los is elk van die dingen niet meer dan een ergernis. Bij elkaar zijn het uren die nergens geboekt staan, en daarom vallen ze ook nergens op. Wat wel opvalt is iets anders: dat je de dag niet stuurt maar erachteraan loopt, en dat je op bijna elke vraag eerst moet zoeken voordat je kunt antwoorden.
Er is eerst naar bestaande software gekeken, en dat is ook de goede volgorde. De hele afweging tussen een pakket en maatwerk staat onderaan deze pagina. Waar het bij dit soort bedrijven op afknapt is zelden een ontbrekende functie. Het is de ene stap die net anders loopt dan het pakket verwacht, en waar het werk nu juist aan hangt.
De vraag was niet of het handiger kon. De vraag was wat het kostte om zo door te gaan.
Het platform
Van opdracht tot factuur, in één keten.
Wat ervoor in de plaats kwam heet ProjectControl. Eén omgeving waarin de planning, de werkbon op locatie, de certificaten, de facturatie en het portaal van de opdrachtgever op dezelfde gegevens werken. 7 stappen, en onder elke stap staat welk moment uit de vorige sectie ermee verdwijnt.
01
Opdracht
De klus komt binnen als project, met klant, adres, werkmethode en het team dat erop staat.
Geen rondje langs mailbox, netwerkmap en bus om terug te vinden wat er is afgesproken.
02
Planning
De week wordt verdeeld over mensen en materieel, met botsingen meteen in beeld.
Geen planning meer die 's ochtends per app rondgaat en die de helft niet leest.
03
Uitvoering
De uitvoerder werkt de klus af en registreert ter plekke, ook zonder bereik.
Geen bon die 's avonds thuis of de dag erna op kantoor wordt overgetypt.
04
Bewijs
Foto's voor en na, twee handtekeningen, het gebruikte materiaal.
Geen foto's die in een groepsapp verdwijnen en een maand later onvindbaar zijn.
05
Controle
Kantoor kijkt de bon na en geeft hem vrij naar de klant.
Geen halve bon die pas opvalt wanneer de opdrachtgever erover belt.
06
Document
De bon, het certificaat en het opleveringsrapport gaan de deur uit.
Geen document dat op kantoor uit losse stukken in elkaar wordt gezet.
07
Factuur
Pas als het bewijs compleet is, kan er gefactureerd worden.
Geen factuur die blijft liggen tot iemand tijd heeft om het bewijs te zoeken.
01Planning
De klussen van vandaag, met wie erop staat
02Signalen
Keuringen die aflopen en bonnen die blijven liggen
03Bewijs
Uitgevoerd werk dat nog een bon, foto of handtekening mist
De schermen op deze pagina komen uit de demo-omgeving van ProjectControl, met verzonnen bedrijven en verzonnen namen. De productieomgeving van de opdrachtgever staat er bewust niet op.
Dezelfde 7 stappen, nu als één klus.
Hierboven staat de keten als principe. Hieronder staat hij als één opdracht: project P00031, vervanging van onderdelen in een distributieruimte, uitgevoerd op 1 augustus. Op elk beeld staat hetzelfde projectnummer of hetzelfde werkbonnummer, dus het is na te lopen dat het steeds om dezelfde klus gaat.
De opdracht komt binnen
Klant, uitvoeringsadres, datum en tijd, het team dat erop staat. Daaronder de interne gegevens: instructies, veiligheidsvoorschriften en het inkoopordernummer, met erboven de regel dat de klant dit deel nooit ziet. Alle stappen hierna schrijven naar dit dossier terug.
Hij komt in de week te staan
Dezelfde klus in de planning, op zijn uitvoeringsdag, met de voorman eraan gekoppeld. Niemand hoeft hem over te typen uit het dossier: het is dezelfde regel, alleen als kalender getoond.
De voorman heeft hem op zak
Op de telefoon staat wat hij nodig heeft, en niet meer dan dat. Onder aan het scherm loopt de checklist mee die het systeem uit de projectgegevens afleidt. Op dit moment staat die op 12 van de 15 punten.
De bon van die dag
Werkbon W00017, ingevuld op locatie en ingediend. In de kop staat bij welk project en welke klant hij hoort, zodat een losse bon niet bestaat.
Wat de opdrachtgever ontvangt
Dezelfde bon als document, in de huisstijl van het bedrijf. Bovenaan W00017 onder P00031, met de klus, de opdrachtgever, het adres en de melding dat hij naar de klant is verzonden. Daaronder wat er gedaan is, de tijden van de dag en wie er stonden. Onderaan staat dat dit uit de demo-omgeving komt en geen rechtsgeldig document is. Dat zet de omgeving er zelf op.
Daarna komt deze klus nog twee keer op deze pagina terug, en het is dezelfde. In het klantportaal staat P00031 bovenaan bij de opdrachtgever, met dezelfde status die het kantoor ziet. Op het facturatiescherm staat W00017 met de melding dat er nog niet gefactureerd kan worden, en eronder waarop precies: twee handtekeningen en de vereiste documenten. De opdrachtgever heeft zijn document dus al, en de factuur wacht op het bewijs. Dat zijn met opzet twee verschillende drempels, en de strengste zit aan de kant waar geld aan hangt.
Eén keten, één versie van de waarheid.
Dit is de reden dat het maatwerk werd en geen verzameling losse functies. Planning, uitvoering, portaal en kantoor kijken niet naar kopieën van elkaars gegevens. Ze kijken naar dezelfde regel in dezelfde database, alleen anders getoond. Verzet de planner een klus naar donderdag, dan staat dat op de telefoon van de uitvoerder en in het portaal van de opdrachtgever zonder dat iemand het hoeft door te geven.
- Geen export uit het ene systeem en import in het andere
- Geen gegeven dat op een tweede plek opnieuw wordt ingetypt
- Geen twee versies van dezelfde planning, bon of status
- Geen wachttijd tussen het moment dat iets verandert en het moment dat de rest het ziet
Bij losse systemen zit tussen elke twee stappen een export, een import of iemand die het overtypt. Daar zit de vertraging, en daar ontstaat de tweede versie van de waarheid. Die tussenruimte is hier niet weggeautomatiseerd. Hij bestaat niet.
01 · Van planning naar uitvoering
De week staat op één plek, en botsingen zie je meteen.
De planning die per app rondgaat, en de keuring die te laat verloopt.
De planning weet wie er kan, wat er nodig is en wat er in de weg staat. Staat dezelfde man op twee klussen tegelijk, dan wordt die dag rood gemarkeerd voordat er iemand rijdt. Het systeem blokkeert niet, het waarschuwt: soms is dubbel plannen precies de bedoeling, en dat weet de planner beter dan de software.
- Ontbreekt er een tijd bij een klus, dan telt hij als hele dag mee in de botsingscontrole
- De werkmethode zet het materiaal, de documenten en het certificaattype vooraf klaar
- Een verlopen keuring meldt zich weken van tevoren, niet op de ochtend van de klus
Keuringen bewaken zichzelf
Elk certificaat hangt aan een persoon en aan een datum. Elke maandagochtend loopt het systeem die datums na en meldt wat er binnen 60 dagen afloopt; op het dashboard staat het de rest van de week gewoon te wachten. Een keuring die op de ochtend van de klus verlopen blijkt, kost een rit, een klus en een gesprek met de opdrachtgever. Dezelfde keuring, weken eerder gemeld, kost een telefoontje naar het keuringsbedrijf.
- Melding vooraf, per certificaat en per eigenaar
- Certificaattypes en veldnamen richt het bedrijf zelf in
- 125 certificaten en keuringen worden op dit moment bewaakt
02 · De bon wordt ingevuld waar het werk is
Ingevuld op locatie, ook zonder bereik.
De foto die in een groepsapp verdwijnt, en de papieren bon die op kantoor opnieuw wordt ingetypt.
De uitvoerder vult de bon in waar hij staat: de tijden van de dag, wat er gedaan is, welk materiaal erin ging, foto's van voor en na, en de handtekening van de opdrachtgever eronder. In een kelder of op een terrein zonder dekking gaat dat gewoon door. Er verschijnt een balk die meldt dat het werk lokaal bewaard is, en zodra er weer verbinding is gaat de bon alsnog weg. Op kantoor hoeft hij alleen nog gecontroleerd te worden.
- Wat er ingevuld wordt, bewaart zichzelf; op opslaan drukken hoeft niet
- Per foto de keuze of de opdrachtgever hem te zien krijgt
- Elke wijziging aan een bon blijft met naam en tijdstip in het logboek staan
Wat er op kantoor uit rolt is dit document, in de huisstijl van het bedrijf en niet in die van een leverancier. Een discussie over wat er precies is gedaan eindigt bij deze pagina.
Offline werken is per pakket verschillend geregeld en het is zelden het onderwerp waar een demo mee opent. Het is wel zelf te toetsen: zet de telefoon in vliegtuigmodus en vul een bon in. Wat er daarna gebeurt, bepaalt of je bonnen dezelfde dag binnen zijn of 's avonds thuis alsnog worden ingetypt.
03 · Geen factuur zonder compleet bewijs
Het systeem laat geen halve klus door.
Het met de hand nagaan of een klus compleet is voordat de factuur de deur uit gaat.
Elk project draagt een checklist van 15 punten die uit de projectgegevens zelf wordt afgeleid. Niemand vinkt hem af; hij leest mee. 6 van die punten zijn kritiek, want zonder die 6 is er geen bewijs van wat er gedaan is. Punten die niet van toepassing zijn tellen niet mee, dus een klus zonder certificaatplicht wordt daar ook niet op afgerekend. Voordat een bon naar de opdrachtgever gaat komt hij langs kantoor, en daar staat per bon welke stukken er zijn en welke ontbreken. Een bon zonder handtekening van de klant blijft daar liggen tot iemand hem ophaalt.
- 15 controlepunten per project, verdeeld over voorbereiding, uitvoering en oplevering
- 6 ervan zijn kritiek: werkbon, foto voor en na, twee handtekeningen en het certificaat
- Het dashboard verzamelt het uitgevoerde werk dat nog een bon, foto of handtekening mist
Aan het eind van de keten staat dezelfde vraag nog één keer, maar dan met geld eraan vast. Voordat een werkbon gefactureerd mag worden, lopen er 9 controles overheen. Ontbreekt er iets, dan staat er niet dat het misschien nog niet klopt, maar wát er ontbreekt. Het inkoopordernummer telt alleen mee bij klanten die daarmee werken, want bij de rest is dat veld terecht leeg.
04 · Wie ziet wat
De opdrachtgever kijkt mee in zijn eigen dossier.
De opdrachtgever die belt om te vragen hoe het ervoor staat.
De opdrachtgever logt in op zijn eigen omgeving en vindt daar zijn projecten, de komende uitvoerdata, de werkbonnen en certificaten die zijn vrijgegeven, en de offertes die op zijn akkoord wachten. Interne notities, tarieven en andere opdrachtgevers blijven erbuiten. Dat scheelt telefoontjes. Wie zelf kan kijken, belt niet om te vragen hoe het ervoor staat.
- Alleen wat is vrijgegeven, per project
- Een doorgestuurde link naar een foto of document verloopt vanzelf
- Een offerte accorderen kan de klant zelf; daar ontstaat het project uit
- 18 opdrachtgevers hebben een eigen toegang tot het portaal
Rollen
Vier mensen, hetzelfde platform, vier verschillende bedrijven op het scherm.
Binnen het bedrijf kent het platform 6 rollen. Hieronder 4, met het scherm zoals zij dat elke dag zien. Een uitvoerder die maandag begint, hoeft niet eerst te leren wat hij moet negeren.
Wat de eigenaar ziet
- Alle modules, inclusief facturatie en HR
- Huisstijl, documenten en instellingen
- Het auditlogboek van de hele organisatie
05 · Het proces is van het bedrijf
Het bedrijf bepaalt de statussen, niet de software.
Dit is het deel dat een pakket niet kan navertellen.
De stappen die een klus doorloopt staan niet vast in de software. Ze staan in een lijst die het bedrijf zelf beheert: eigen naam, eigen kleur, eigen volgorde, en per stap in twee talen. Daarnaast staat welke overgang is toegestaan en wie hem mag zetten. Verzenden naar de klant is hier bijvoorbeeld voorbehouden aan kantoor en planning, en niet aan de voorman op locatie. Hetzelfde geldt voor werkmethodes en certificaattypes: dat zijn lijsten, geen opdrachten aan de bouwer.
- Per bedrijfsobject een eigen levensloop: project, werkbon, certificaat, offerte, factuur en opleveringsrapport
- Wie welke stap mag zetten, staat per status ingesteld
- Een nieuwe dienst of een nieuw certificaattype toevoegen is beheerwerk, geen opdracht aan de bouwer
Hoeveel hiervan in een standaardpakket instelbaar is, verschilt sterk. Dat is meteen de meest concrete test die je zelf kunt doen: neem je vijf eigenaardigste processtappen mee naar een demo en kijk wat ervan overblijft.
Achter de schermen
Wat pas opvalt als het ontbreekt.
Bij een pakket zijn dit vragen voor de leverancier, en het is verstandig ze te stellen. Bij maatwerk zijn het keuzes die iemand gemaakt moet hebben voordat jij ze nodig hebt. Dit zijn de keuzes die hier gemaakt zijn.
- Het slot zit op de gegevens, niet op het scherm
- Een medewerker komt niet bij personeelsgegevens, ook niet door het adres rechtstreeks in de browser te typen of een aanroep na te bootsen. Elke regel weet bij wie hij hoort, en dat wordt bij het opvragen afgedwongen.
- Elke wijziging is terug te vinden
- Een logboek waar alleen regels bij komen en waar niets uit verdwijnt. Per regel: wie, wat, wanneer en welk veld er veranderde. Bij een discussie over wat er is afgesproken, is dat het einde van de discussie.
- Tweestapsverificatie waar het telt
- Verplicht voor iedereen op kantoor. De exportknop van een personeelsdossier vraagt er opnieuw om, en een geweigerde poging komt in het logboek te staan.
- Meekijken kan niet zomaar
- De bouwer kan niet ongevraagd in de omgeving kijken. De eigenaar opent zelf een venster met een looptijd en bepaalt of er ook gewijzigd mag worden. Zonder dat venster gebeurt er niets.
- Interne foto's blijven intern
- Per foto is bepaald of de opdrachtgever hem ziet. Meerdere onafhankelijke controles zorgen dat een interne foto niet alsnog op een klantdocument belandt. Documenten en foto's staan in afgeschermde opslag met tijdelijke links.
- AVG als knop, niet als procedure
- Inzage en verwijdering zitten in het systeem zelf. Een verwijdering meldt eerlijk of hij is gelukt, in plaats van altijd succes te melden.
- Terugkerend werk gaat vanzelf, en dat is te zien
- 7 taken draaien op vaste tijden: herhaalprojecten, meldingen op vervaldatums, de wekelijkse rapportage. Van elke keer blijft een regel staan met duur en uitkomst, zodat zichtbaar is dat het gebeurd is en niet stilletjes is uitgevallen.
- Een fout blijft niet onopgemerkt
- Een storing meldt zichzelf, met de gebruiker en de handeling erbij. Daarnaast draaien 61 geautomatiseerde testreeksen bij elke wijziging: rechten, rollen, wat er wel en niet in de database mag staan, en de PDF's die eruit komen. Een wijziging die daarop stukloopt, komt niet live.
Volledige stack bekijken
- Next.js 16 met React 19 en TypeScript
- PostgreSQL met row level security
- Supabase voor auth, opslag en database
- Offline-first PWA voor het veldwerk
- Servergegenereerde PDF's met eigen sjablonen per bedrijf
- Geplande taken voor signalering en rapportage
- Sentry voor foutmonitoring
- Vercel met een testsuite als poort naar productie
Resultaat
Wat er meetbaar veranderd is.
Alleen wat te tellen is. Links hoe het ging, rechts hoe het nu staat, geteld op 31 juli 2026. Percentages en besparingsberekeningen die niemand gemeten heeft, staan er niet.
- Planning
- Excel op kantoor, doorgegeven via WhatsApp
- 22 medewerkers werken dagelijks in dezelfde planning
- Werkbonnen
- Papier en mail, op kantoor overgetypt
- 2.850 digitale werkbonnen verwerkt
- Certificaten
- Gecontroleerd op het moment dat iemand ernaar vroeg
- 125 bewaakt, 410 meldingen vooraf verstuurd
- Opdrachtgevers
- Voortgang per telefoon en per mail
- 18 met eigen toegang tot het portaal
Sinds we ProjectControl gebruiken hebben we veel meer overzicht en hoeven we niet meer achter certificaten of werkbonnen aan te bellen.
Het traject
Hoe dit gebouwd is.
Het project begon op 26 juni 2026. Een dag later stond er een eerste werkende versie op de productieomgeving: de kern van de dagelijkse gang van zaken, en niet meer dan dat. Inloggen, relaties, projecten en planning, de mobiele werkbon met foto en handtekening, certificaten, het klantportaal en het logboek. Alles wat daar niet in zat, is er daarna per werkpakket bij gekomen, afgesloten met versie 1.0.0 op 3 juli 2026.
In fases werken verdeelt het risico. Na elke fase staat er een onderdeel dat al gebruikt wordt, en het budget is in stappen te nemen. Wie halverwege besluit te stoppen, houdt iets werkends over in plaats van een half project.
Overstappen was daarbij een eigen werkpakket. Klanten en teamleden komen uit een CSV-bestand naar binnen, met per regel vooraf zichtbaar of hij nieuw is, al bestaat of wordt afgekeurd en waarom. Dat is meestal de grootste drempel om van een oud systeem af te komen.
- Eerste onderdeel live na
- 1 dag
- Volledig in gebruik na
- 5 weken
- Aantal keer live gezet
- 296 keer
- Laatste update
- 31 juli 2026
Wat er zwart op wit hoort te staan.
Bij maatwerk hangt je bedrijfsvoering aan één leverancier. Dat is een reëel risico, en het hoort in de overeenkomst geregeld te zijn voordat je tekent. Dit zijn de 7 punten waar je een bouwer op mag vastpinnen, deze inbegrepen.
- Eigendom van de broncode
- De broncode is van de opdrachtgever zodra de facturen voldaan zijn. Ingekochte onderdelen blijven van hun eigen makers en houden hun eigen open-source- of abonnementsvoorwaarden. Dat geldt voor elk softwareproject, ook voor een pakket.
- Waar de code staat en wie erbij kan
- De code staat in een afgeschermde repository waar de opdrachtgever zelf toegang toe krijgt. De hosting-, database- en mailaccounts staan op naam van de opdrachtgever, met mij als beheerder. Facturen, wachtwoordherstel en het intrekken van toegang liggen daarmee bij het bedrijf en niet bij mij.
- Documentatie
- Bij de code hoort een architectuurbeschrijving, het databaseschema in versiebeheerde stappen, de deployprocedure en een beheerhandleiding. In de applicatie zelf staan 118 helpartikelen in het Nederlands en het Engels. Documentatie hoort bij een functie: iets zonder uitleg geldt in dit project als niet af.
- Overdraagbaarheid
- Dit is gangbare technologie en geen eigen framework. Een ontwikkelaar die met Next.js, TypeScript en PostgreSQL werkt heeft geen cursus nodig, alleen toegang en een inwerkperiode. De stacklijst hierboven is het bewijsstuk, en de testreeksen zorgen dat een opvolger het meteen merkt wanneer hij iets breekt.
- Onderhoud en updates
- Beveiligingsupdates, het bijwerken van afhankelijkheden, hosting en foutherstel lopen via het maandbedrag. Nieuwe functies zijn een aparte afspraak. Zonder onderhoudsafspraak blijft de software draaien, maar loopt hij achter op beveiligingsupdates, en dat is binnen een jaar merkbaar.
- Als ik ermee stop
- Bij overdracht gaan de repository, de accounts en de documentatie mee, en werk ik de opvolger in. Er is geen escrow-regeling. Wat daarvoor in de plaats komt is dat de code en de accounts al op naam van de opdrachtgever staan en dat de technologie gangbaar is, dus dat overnemen geen toestemming van mij vereist.
- Je data eruit halen
- De exports naar CSV zitten in de applicatie zelf, bij de lijsten die je dagelijks gebruikt. Daarnaast is er een volledige kopie van de database, via de databasedienst waar de opdrachtgever eigenaar van is. Zo vaak als je wilt, en zonder dat ik ertussen zit.
De afweging
Wanneer een pakket de betere keuze is, en wanneer maatwerk dat wordt.
Voor de meeste bedrijven is een standaardpakket de verstandigste keuze, en dat blijft zo. De afweging draait om twee dingen: hoeveel van je dagelijkse werk in een standaardproces past, en wat het je per jaar kost om de rest daaromheen te organiseren. Dit zijn de criteria die ik zelf langsloop, met de keerzijde van maatwerk erbij.
Kies een standaardpakket als
- je proces lijkt op dat van andere bedrijven in je branche, en je bereid bent je eraan aan te passen
- de onderdelen en koppelingen die je nodig hebt in de standaardversie zitten
- je binnen een paar weken iets werkends nodig hebt
- je nog geen scherp beeld hebt van hoe je zou willen werken; een pakket is dan een goedkope manier om daarachter te komen
- je liever een vast maandbedrag betaalt dan een investering ineens doet
- je wilt dat onderhoud, beveiligingsupdates en wetswijzigingen het probleem van de leverancier zijn
Overweeg maatwerk als
- je meerdere abonnementen naast elkaar betaalt en gegevens tussen die systemen overtypt
- je grootste tijdwinst zit in een stap die je in geen van de bekeken pakketten kon inrichten
- je per gebruiker betaalt en het aantal gebruikers hard groeit
- je mensen werken op plekken waar geen netwerk is
- je bedrijf iets doet dat de rest van je branche niet doet, en je klanten juist daarvoor komen
- je uitgerekend hebt wat de losse abonnementen plus het overtypwerk je over vijf jaar kosten
Wat maatwerk je kost dat een abonnement je bespaart
- de investering komt aan de voorkant, en die is fors
- er zit tijd tussen de opdracht en het moment dat je ermee kunt werken
- jij bepaalt de roadmap, wat ook betekent dat jij erover moet nadenken
- onderhoud, beveiligingsupdates en doorontwikkeling zijn een eigen afspraak in plaats van iets dat vanzelf gebeurt
- je bent afhankelijk van je bouwer zolang eigendom, documentatie en overdracht niet zwart op wit staan
Voor dit bedrijf viel de afweging naar maatwerk. Waar dat omslagpunt precies ligt verschilt per bedrijf, en de criteria hierboven zijn de vragen die het bepalen.
Veelgestelde vragen
De vragen die in zo'n gesprek altijd komen.
Wat gebeurt er als jij ermee stopt?
Bij maatwerk hangt je bedrijfsvoering aan één leverancier, en dat is een reëel risico. Vraag elke bouwer, ook mij, om eigendom van de broncode, toegang tot de hosting- en databaseaccounts, opgeleverde documentatie en een opzegtermijn zwart op wit te zetten voordat je tekent. Gangbare technologie in plaats van een eigen framework is daarbij het verschil tussen overdraagbaar en vastgeklonken.
Hoe kom ik van mijn oude systeem af?
Klanten en teamleden komen uit een CSV-bestand naar binnen. Voor het importeren zie je per regel of hij nieuw is, al bestaat of wordt afgekeurd en om welke reden. Afgekeurde regels download je, corrigeer je en bied je opnieuw aan. Uitnodigingen versturen staat daarbij standaard uit, zodat een import niet per ongeluk twintig mails de deur uit doet.
Werkt dit op de telefoons die mijn mensen al hebben?
Ja. Het draait in de browser en is als app op het beginscherm te zetten, zonder appstore en zonder installatie per toestel. Op locaties zonder bereik werkt het invullen door en synchroniseert het zodra er weer verbinding is.
Kan mijn opdrachtgever per ongeluk iets zien wat niet voor hem is?
De afscherming zit in de gegevens zelf en niet in het scherm eromheen. Een klant ziet alleen zijn eigen projecten, en alleen de foto's en documenten die zijn vrijgegeven. Interne notities en tarieven vallen daarbuiten, ook als iemand rechtstreeks een adres in de browser intypt.
Kan ik modules uitzetten die ik niet gebruik?
Ja. Modules als HR, offertes, machines of voertuigen staan per installatie aan of uit. Wat uit staat, verdwijnt uit het menu en is ook niet via een omweg te bereiken.
Is er een koppeling met mijn boekhouding?
Nog niet als werkende koppeling. Er ligt een opzet klaar voor Snelstart, maar die is niet in gebruik genomen en wordt hier dus niet als functie gepresenteerd. Wat er nu wel is: facturen als PDF, en export van werkbonnen en certificaten naar CSV.
Hoe zit het met de AVG?
Inzage en verwijdering van persoonsgegevens zitten als knop in het systeem, met bewaartermijnen die automatisch worden nagelopen. Een verwijdering meldt of hij daadwerkelijk is gelukt. Wie zo'n dossier exporteert, moet daarvoor opnieuw door de tweestapsverificatie, en een geweigerde poging komt in het logboek.
De eerste vraag is of je dit wel moet willen.
Colorsone is Daniel Jacobs uit Winssen. Ik ontwerp en bouw bedrijfssoftware voor bedrijven die tegen de grenzen van hun systemen aanlopen. ProjectControl is daar één van.
Het begint met een gesprek van een uur over hoe je nu werkt, welke systemen je gebruikt en waar het schuurt. Daarna weet je wat zoiets ongeveer kost, hoe lang het duurt en of maatwerk in jouw geval de goedkoopste oplossing is.
Bij een deel van die gesprekken is de conclusie dat een standaardpakket beter past. Dan zeg ik dat, en dan denk ik mee over welke richting wel klopt. Aan een traject van deze omvang beginnen om de verkeerde reden is voor ons allebei duur.
Wat hiervan bij een ander bedrijf terugkomt
De keten zelf is niet branchegebonden. Plannen, registreren op locatie, bewijs verzamelen voordat er gefactureerd wordt en een opdrachtgever die meekijkt: dat speelt bij vrijwel elk bedrijf met mensen in het veld. Wat specifiek voor dit bedrijf is gebouwd, zijn de certificaattypes, de werkmethodes en de statussen die een klus doorloopt. Dat zijn precies de onderdelen die het bedrijf zelf beheert, dus voor een ander bedrijf zijn het andere lijsten en niet ander maatwerk.
Wat je na dat uur weet
- Of maatwerk in jouw situatie verstandig is, of dat een bestaand pakket je beter uitkomt
- Wat een traject als dit ongeveer kost, als bandbreedte en met de aannames erbij
- Hoe lang het duurt tot je het eerste onderdeel kunt gebruiken, en hoe lang tot het geheel staat
- Wat de logische vervolgstap is: een uitgewerkt voorstel, een kleiner vooronderzoek eerst, of afzien
Er volgt geen offerte tenzij je erom vraagt, en er is geen tweede gesprek nodig om een richtbedrag te horen.
Een traject als dit valt onder Webapp Business: vanaf € 5.999 eenmalig en € 99 per maand, waarin hosting, onderhoud en beveiligingsupdates zitten. Wat het in jouw geval wordt, hangt af van de omvang en hoor je na dat eerste uur.
Verder lezen
- Werkbonnen digitaliserenWat er in een digitale werkbon hoort, waar hij aan vast moet zitten en wanneer een pakket volstaat.
- Klantportaal laten bouwenWelke processen in een portaal passen, hoe toegang werkt en wat bouwen en beheren vraagt.
- Wat kost maatwerksoftwareWaar de prijs van een traject als dit vandaan komt, en wanneer een pakket goedkoper uitpakt.
- Webapps en maatwerksoftwareDe dienst waar dit traject onder valt, met de pakketten en wat er verder onder webapps valt.
- WerkwijzeDe 5 stappen die elk traject doorloopt, van kennismaking tot oplevering en nazorg.
- Wanneer Notion of Airtable genoeg isDe omgekeerde vraag: wanneer een bestaand pakket de goedkopere keuze is.