Ga naar hoofdinhoud

Case · maatwerksoftware

Ze kochten geen pakket. Ze lieten hun eigen manier van werken bouwen.

De planning stond in Excel, de dagindeling in WhatsApp en de werkbon op papier in een bus. Nu loopt het werk door één platform: de weekplanning, de bon die de uitvoerder op locatie invult, de handtekening van de opdrachtgever eronder. Ontwerp, bouw en doorontwikkeling: Colorsone.

Bespreek jouw situatie

Een gesprek van een uur over hoe je nu werkt, voordat er iets getekend wordt.

technische dienstverlening met eigen buitendienst

projectcontrol / dashboard
Dashboard met de dag in beeld: de projecten van vandaag, wat aandacht vraagt en welk uitgevoerd werk nog bewijs mist

Het probleem

Zeven plekken waar de waarheid zou moeten staan.

Elk stuk informatie bestond. Alleen nooit op één plek, en zelden in dezelfde versie. Een vraag van een opdrachtgever over wat er dinsdag precies gedaan is, begon daardoor met een rondje langs de mailbox, de netwerkmap en de bus.

Zo werken kost zelden in één keer veel geld. Het lekt weg in kleine dingen: een bon die op kantoor opnieuw wordt ingetypt, een klus die niet doorgaat omdat een keuring net verlopen blijkt, een factuur die een week later de deur uit gaat omdat het bewijs eerst gezocht moest worden.

Er is eerst naar bestaande software gekeken, en dat is ook de goede volgorde. Een pakket is sneller in gebruik, goedkoper aan de voorkant, en het onderhoud is het probleem van iemand anders.

De vraag was niet of het handiger kon. De vraag was wat het kostte om zo door te gaan.

De afweging

Wanneer een pakket de betere keuze is, en wanneer maatwerk dat wordt.

Voor de meeste bedrijven is een standaardpakket de verstandigste keuze, en dat blijft zo. De afweging draait om twee dingen: hoeveel van je dagelijkse werk in een standaardproces past, en wat het je per jaar kost om de rest daaromheen te organiseren. Dit zijn de criteria die ik zelf langsloop, met de keerzijde van maatwerk erbij.

Kies een standaardpakket als

  • je proces lijkt op dat van andere bedrijven in je branche, en je bereid bent je eraan aan te passen
  • de onderdelen en koppelingen die je nodig hebt in de standaardversie zitten
  • je binnen een paar weken iets werkends nodig hebt
  • je nog geen scherp beeld hebt van hoe je zou willen werken; een pakket is dan een goedkope manier om daarachter te komen
  • je liever een vast maandbedrag betaalt dan een investering ineens doet
  • je wilt dat onderhoud, beveiligingsupdates en wetswijzigingen het probleem van de leverancier zijn

Overweeg maatwerk als

  • je meerdere abonnementen naast elkaar betaalt en gegevens tussen die systemen overtypt
  • je grootste tijdwinst zit in een stap die je in geen van de bekeken pakketten kon inrichten
  • je per gebruiker betaalt en het aantal gebruikers hard groeit
  • je mensen werken op plekken waar geen netwerk is
  • je bedrijf iets doet dat de rest van je branche niet doet, en je klanten juist daarvoor komen
  • je uitgerekend hebt wat de losse abonnementen plus het overtypwerk je over vijf jaar kosten

Wat maatwerk je kost dat een abonnement je bespaart

  • de investering komt aan de voorkant, en die is fors
  • er zit tijd tussen de opdracht en het moment dat je ermee kunt werken
  • jij bepaalt de roadmap, wat ook betekent dat jij erover moet nadenken
  • onderhoud, beveiligingsupdates en doorontwikkeling zijn een eigen afspraak in plaats van iets dat vanzelf gebeurt
  • je bent afhankelijk van je bouwer zolang eigendom, documentatie en overdracht niet zwart op wit staan

Voor dit bedrijf viel de afweging naar maatwerk.

Het platform

Wat een klus doorloopt, heeft het bedrijf zelf bepaald.

De statussen die een klus doorloopt, de werkmethodes, de rollen en de woorden in de schermen komen uit dit bedrijf. Die staan in lijsten die het bedrijf zelf beheert, dus ze veranderen mee als de manier van werken verandert. Hoeveel daarvan in een standaardpakket instelbaar is, verschilt sterk. Dat is meteen de meest concrete test die je zelf kunt doen: neem je vijf eigenaardigste processtappen mee naar een demo en kijk wat ervan overblijft.

projectcontrol / dashboard
Dashboard met de dag in beeld: de projecten van vandaag, wat aandacht vraagt en welk uitgevoerd werk nog bewijs mist

  1. 01Planning

    De week per medewerker, met dubbelboekingen gemarkeerd

  2. 02Signalen

    Keuringen die aflopen en bonnen die blijven liggen, bovenaan

  3. 03Dossier

    Elke klus draagt zijn eigen bonnen, foto's en documenten

Verzet de planner een klus naar donderdag, dan staat dat op hetzelfde moment op de telefoon van de uitvoerder en in het portaal van de opdrachtgever. Planning, werkbonnen, certificaten en dossiers werken op dezelfde gegevens. Bij losse systemen zit daar een export, een import of iemand die het overtypt tussen. Daar zit de vertraging, en daar ontstaan de twee versies van de waarheid.

Projectscherm op de telefoon van de uitvoerder: status bijwerken, navigeren of bellen, en een checklist die uit de projectdata zelf wordt afgeleid

01 · Werkbonnen en registratie

De buitendienst registreert, kantoor typt niets over.

De uitvoerder vult de bon in waar hij staat: de uren, het materiaal dat erin ging, foto's van voor en na, en de handtekening van de opdrachtgever eronder. Op kantoor hoeft die bon alleen nog gecontroleerd te worden, en dan rolt de PDF eruit in de huisstijl van het bedrijf. Overtypen is geen kantoortaak meer. En een discussie over wat er precies is gedaan, eindigt bij de foto's op de bon.

  • Invullen kan door zonder bereik; de bon komt binnen zodra de telefoon weer verbinding heeft
  • Elke wijziging aan een bon blijft met naam en tijdstip in het logboek staan
  • Per foto de keuze of de opdrachtgever hem te zien krijgt
Certificatenoverzicht met per certificaat het type, de eigenaar en de vervaldatum

02 · Certificaten en keuringen

Je hoort het weken voordat een keuring verloopt.

Elk certificaat hangt aan een persoon en aan een datum, en die datums worden elke dag nagelopen. Een keuring die op de ochtend van de klus verlopen blijkt, kost een rit, een klus en een gesprek met de opdrachtgever. Dezelfde keuring, weken eerder gemeld, kost een telefoontje naar het keuringsbedrijf. Dat is het hele verschil.

  • Melding vooraf, per certificaat en per eigenaar
  • Certificaattypes en veldnamen richt het bedrijf zelf in
Klantportaal met de voortgang van het eigen project, de vrijgegeven foto's en de bijbehorende documenten

03 · Klantportaal

De opdrachtgever kijkt mee in zijn eigen dossier.

De opdrachtgever logt in op zijn eigen omgeving en ziet daar de voortgang van zijn projecten, de foto's die kantoor heeft vrijgegeven en de documenten die erbij horen. Interne notities, tarieven en andere opdrachtgevers blijven erbuiten. Dat scheelt telefoontjes. Wie zelf kan kijken, belt niet om te vragen hoe het ervoor staat.

  • Een doorgestuurde link naar een foto of document verloopt vanzelf
  • Alleen wat is vrijgegeven, per project
Beheerscherm waarin per installatie is in te stellen welke modules aan staan

04 · Rollen en rechten

Het slot zit op de kluis, niet op de deur van de kamer.

De afscherming zit in de gegevens zelf en niet in het scherm eromheen. Wie het adres van een HR-dossier rechtstreeks in de browser intypt, krijgt niets te zien, ook niet als er ooit een fout in de software sluipt. Dat is wat een accountant of een auditor wil zien voordat personeelsgegevens en klantdossiers in dezelfde omgeving mogen staan.

  • Elke regel gegevens weet bij wie hij hoort, en dat wordt bij het opvragen afgedwongen
  • Tweestapsverificatie verplicht voor iedereen op kantoor
  • Onderdelen die een bedrijf niet gebruikt, staan uit

Rollen

Vier mensen, hetzelfde platform, vier verschillende bedrijven op het scherm.

Binnen het bedrijf kent het platform zes rollen. Hieronder vier, met het scherm zoals zij dat elke dag zien. Een uitvoerder die maandag begint, hoeft niet eerst te leren wat hij moet negeren.

projectcontrol / eigenaar
Het platform zoals de eigenaar het ziet, met alle modules in het menu

Wat de eigenaar ziet

  • Alle onderdelen, inclusief facturatie en HR
  • Huisstijl, documenten en instellingen
  • Het auditlogboek van de hele organisatie

Achter de schermen

Zes dingen die pas opvallen als ze ontbreken.

Bij een pakket zijn dit vragen voor de leverancier, en het is verstandig ze te stellen. Bij maatwerk zijn het keuzes die iemand gemaakt moet hebben voordat jij ze nodig hebt. Dit zijn de keuzes die hier gemaakt zijn.

Twee bedrijven in dezelfde database zien elkaar niet

Elk gegeven draagt bij welk bedrijf het hoort, en dat wordt gecontroleerd op het moment dat het wordt opgevraagd. Draaien er meer bedrijven op dezelfde installatie, dan merkt niemand daar iets van.

Elke wijziging is terug te vinden

Een logboek waar alleen regels bij komen en waar niets uit verdwijnt. Per regel: wie, wat, wanneer en welk veld er veranderde. Bij een discussie over wat er is afgesproken, is dat het einde van de discussie.

Bestanden liggen niet open op het internet

Documenten en foto's staan in afgeschermde opslag met tijdelijke links, gekoppeld aan wie ze mag zien. Een link die per ongeluk wordt doorgestuurd, verloopt vanzelf.

De woorden in de app zijn van het bedrijf

Werkmethodes, certificaattypes en veldnamen staan in beheerbare lijsten, in het Nederlands en het Engels. Een nieuwe dienst toevoegen kost vijf minuten beheerwerk en geen opdracht aan de bouwer.

Terugkerend werk gaat vanzelf

Herhaalprojecten, meldingen op vervaldatums en de wekelijkse rapportage gaan vanzelf, op vaste tijden. Van elke keer blijft een regel staan, zodat zichtbaar is dat het gebeurd is en niet stilletjes is uitgevallen.

Een fout blijft niet onopgemerkt

Een storing meldt zichzelf, met de gebruiker en de handeling erbij, in plaats van dat iemand er dagen later tegenaan loopt. Daarnaast draaien 56 geautomatiseerde testreeksen bij elke wijziging: rechten, rollen, wat er wel en niet in de database mag staan, en de PDF's die eruit komen. Een wijziging die daarop stukloopt, komt niet live.

Volledige stack bekijken
  • Next.js 16 met React 19 en TypeScript
  • PostgreSQL met row level security
  • Supabase voor auth, opslag en database
  • Offline-first PWA voor het veldwerk
  • Servergegenereerde PDF's met eigen sjablonen per bedrijf
  • Geplande taken voor signalering en rapportage
  • Sentry voor foutmonitoring
  • Vercel met een testsuite als poort naar productie

Mobiel en offline

Geen bereik is geen reden meer om het later in te vullen.

In een kelder, een loods of op een terrein zonder dekking gaat het invullen gewoon door. De bon staat op de telefoon en synchroniseert zichzelf zodra er weer verbinding is. De uitvoerder merkt er niets van, behalve dat het werkt.

Offline werken is per pakket verschillend geregeld en het is zelden het onderwerp waar een demo mee opent. Het is wel zelf te toetsen: zet de telefoon in vliegtuigmodus en vul een bon in. Wat er daarna gebeurt, bepaalt of je bonnen dezelfde dag binnen zijn of 's avonds thuis alsnog worden ingetypt.

Projectscherm op de telefoon van de uitvoerder: status bijwerken, navigeren of bellen, en een checklist die uit de projectdata zelf wordt afgeleid

Het traject

Hoe dit gebouwd is.

Het project begon op 26 juni 2026. Een dag later, op 27 juni 2026, stond er een eerste werkende versie op de productieomgeving: de kern van de dagelijkse gang van zaken, en niet meer dan dat. Inloggen met de vijf rollen van dat moment, relaties, projecten en planning, de mobiele werkbon met foto en handtekening, certificaten, het klantportaal en het logboek. Alles wat daar niet in zat, is er daarna in stappen bij gekomen. De week na die eerste versie ging naar de bevindingen uit de eerste beveiligingsaudit en naar verdieping, waaronder de zesde rol voor HR, afgesloten met versie 1.0.0 op 3 juli 2026. Daarna is er per werkpakket doorgebouwd: de white-labellaag waarmee de app de huisstijl van het bedrijf volgt (16 en 17 juli), import van klanten en teamleden uit een CSV-bestand (27 juli) en de koppeling met het KvK-handelsregister (31 juli).

In fases werken verdeelt het risico. Na elke fase staat er een onderdeel dat al gebruikt wordt, en het budget is in stappen te nemen. Wie halverwege besluit te stoppen, houdt iets werkends over in plaats van een half project.

Aantal keer live gezet
296 keer
Laatste update
31 juli 2026

De eerste vraag is of je dit wel moet willen.

Colorsone is Daniel Jacobs uit Winssen. Ik ontwerp en bouw bedrijfssoftware voor bedrijven die tegen de grenzen van hun systemen aanlopen. ProjectControl is daar één van.

Het begint met een gesprek van een uur over hoe je nu werkt, welke systemen je gebruikt en waar het schuurt. Daarna weet je wat zoiets ongeveer kost, hoe lang het duurt en of maatwerk in jouw geval de goedkoopste oplossing is.

Bij een deel van die gesprekken is de conclusie dat een standaardpakket beter past. Dan zeg ik dat, en dan denk ik mee over welke richting wel klopt. Aan een traject van deze omvang beginnen om de verkeerde reden is voor ons allebei duur.

Wat je na dat uur weet

  • Of maatwerk in jouw situatie verstandig is, of dat een bestaand pakket je beter uitkomt
  • Wat een traject als dit ongeveer kost, als bandbreedte en met de aannames erbij
  • Hoe lang het duurt tot je het eerste onderdeel kunt gebruiken, en hoe lang tot het geheel staat
  • Wat de logische vervolgstap is: een uitgewerkt voorstel, een kleiner vooronderzoek eerst, of afzien

Er volgt geen offerte tenzij je erom vraagt, en er is geen tweede gesprek nodig om een richtbedrag te horen.

Bespreek jouw situatieinfo@colorsone.com